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Einkauf und Beschaffung

Hebelwirkung des Beschaffungsmanagements

In der Optimierung des Einkaufs und einem strategisch ausgerichteten Beschaffungsmanagement liegen heute die hohen Erfolgspotentiale für Unternehmen. Einkauf und Beschaffung bieten die größten Hebel zur Steigerung des wirtschaftlichen Erfolges des Unternehmens.

 

Durch die Fokussierung auf die Produkte und den Absatzmarkt wird dem Einkauf in den Unternehmen oft nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Häufig sind die Einkäufer den Großteil ihrer Arbeitszeit mit operativer Bestellabwicklung beschäftigt. Der strategische Einkauf ist entweder gar nicht oder nur rudimentär entwickelt. Zukunftsweisende Sourcing-Strategien werden nur partiell angewendet, und der weltweite Beschaffungsmarkt ist dem Einkäufer selten genügend transparent.

 

In einer Vielzahl von Unternehmen bestehen signifikante Optimierungspotentiale im Einkauf in den Handlungsfeldern Strategie, Prozesse, Organisation, Infrastruktur und Controlling. Die Ist-Situation ist häufig gekennzeichnet durch:

  • das Fehlen eines klaren Zielsystems inkl. Dokumentation mit entsprechender Beschaffungsstrategie
  • rudimentär ausgestaltete strategische Einkaufsprozesse
  • unzureichende Entwicklung von Beschaffungsmärkten und Beschaffungsstrategien, wie Global Sourcing, Dual Sourcing etc.
  • zu geringe Prozesseffizienz und -effektivität insbesondere bei den operativen Beschaffungsprozessen
  • Vernachlässigung von Controlling und Kennzahlensystem zur Bewertung der Leistungsfähigkeit des Einkaufs
  • fehlende Straffung operativer Prozesse und Integration des e-Procurement
  • zu große Artikel- und Lieferantenzahl; dies führt zu extremer Komplexität und bewirkt sehr hohe Prozesskosten
  • eine nicht an den Belangen des strategischen Einkaufs ausgerichtete Infrastruktur und IT-System
  • fehlende Prozessorientierung der Einkaufsorganisation mit Schnittstellen zwischen den Teilorganisationen
  • Isolierung statt Integration von Lieferanten bei unternehmensübergreifenden Problemlösungen

Strategieentwicklung, Reorganisation und Realisierung im Einkauf

Die Einkaufsstrategie bestimmt die Beschaffungsprozesse und diese bestimmen die Organisationsstruktur. Die methodische Vorgehensweise eines strategischen Einkaufsprojektes zeigt die unten stehende Abbildung.

 

Wesentliche Erfolgsfaktoren eines erfolgreichen Einkaufs-Consulting sind:

  • eine klare und eindeutige Definition der Ziele der Einkaufsstudie
  • die Entwicklung des Einkaufskonzeptes mit nachvollziehbarer und methodisch sauberer Vorgehensweise
  • eine detaillierte Prozessanalyse und verabschiedeter SWOT-Katalog (SWOT = Strength/ Weakness/ Opportunities/ Threads)
  • die Verabschiedung eines umfassenden und von allen Beteiligten akzeptierten Soll-Konzeptes aller relevanten Bereiche
  • die genaue Darstellung vom quantitativen und qualitativen Nutzen sowie Realisierungsaufwand des Soll-Konzeptes
  • die Detaillierung des Soll-Konzeptes mit Maßnahmen und Umsetzungsverantwortlichen
  • ein straffes und professionelles Projektmanagement und, falls gewünscht, eine Umsetzungsbegleitung bis hin zum Interimsmanagement durch den Projektleiter
  • ein flankierender Aufbau einer von den Unternehmenszielen abgeleiteten Lieferantenbewertung (Supplier Performance Measurements) und Implementierung eines Lieferantencontrollings
  • gemeinsame Optimierungsprojekte mit "kritischen" Lieferanten (Supplier Improvement Program)
Vorgehensmodell Optimierung Einkauf

Senkung von Beschaffungskosten und Materialaufwand

Die Ergebnisverbesserung durch Optimierungsprojekte im Einkauf ist für Unternehmen exorbitant. Insbesondere wenn die EBIT-Marge des Unternehmens im kleinen einstelligen Prozentbereich liegt, ist durch die Optimierung der Beschaffung eine Verbesserung des EBIT um bis zu 100% erzielbar.

 

Dies wird an einem kleinen Beispiel aus dem Einkaufs-Consulting ersichtlich:

Die Beschaffungskosten eines Unternehmens liegen bei ca. 50% der Gesamtkosten und die EBIT-Marge bei ca. 5%. In diesem Fall können durch die Senkung der Beschaffungskosten im Durchschnitt um 10% - ein sehr  realistisches Potential - die Gesamtkosten um ca. 5% gesenkt werden. Da diesen Kostensenkungen keine laufenden Aufwendungen gegenüberstehen, führt das zu einer direkten Verdoppelung der EBIT-Marge auf ca. 10%.

 

Größter Nutzen entsteht durch die Optimierung der Beschaffungsprozesse, die Senkung der Prozesskosten und die Reduzierung der Stückkosten je zu beschaffender Einheit sowie eine höhere Integration der Schlüssellieferanten. Weitere Effekte der Optimierung von Einkauf und Beschaffung sind:

  • Klar festgelegte Einkaufsstrategie mit definierten Zielen und Benchmarks
  • Aufbau einer oder Integration in eine bestehende Einkaufskooperation, insbesondere für Global Sourcing
  • Implementierung von strategischen und operativen Beschaffungsprozessen mit Standard- und Individualvorgehensweisen
  • Erhöhung der Versorgungssicherheit und des Servicegrades bei gleichzeitiger Reduzierung der Bestands- und Prozesskosten um bis zu 25%
  • Reduzierung des Materialaufwandes um bis zu 20% bei gleichzeitiger Standardisierung des Artikelsortiments
  • Senkung der Lieferantenanzahl um bis zu 40% durch Lieferantenmanagement (kontinuierliche Lieferantenbewertung, -auslese und -entwicklung) und der Artikelanzahl um bis zu 20% (Category Management)
  • Umsetzung einer prozessorientierten Organisationsstruktur mit leistungsfähigen Mitarbeitern durch gezielte Trainings-, Coaching- und Schulungsmaßnahmen (Strategic Purchasing Pool)
  • Realisierung einer leistungsfähigen Infrastruktur mit anforderungsgerechten Räumlichkeiten, IT- und e-Procurement-Systemen
  • Implementierung eines managementorientierten Material- und Kosten- und Lieferantencontrollings mit einem auf die Unternehmensziele abgestimmten Kennzahlensystem im Sinne einer Balanced Scorecard.

Ihr Ansprechpartner für Fragen zum Thema Einkauf und Beschaffung bzw. Sourcing/Procurement:

 

Dr.-Ing. Marco Emmermann

  marco.emmermann@visality.de

  +49 331 88 71 90 0


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